В последнее время в мире растет количество проектов, целью которых является организация обмена конфиденциальной информацией между предпринимателями и государственными органами по телекоммуникационным сетям. Сегодня целый ряд стран, таких как США, Англия, Швеция, Франция, Канада, Германия, Австралия, Россия перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. В Украине также были созданы законодательные предпосылки для введения систем электронного документооборота и сдачи отчетности – подписаны и вводятся в действие с 01.01.2004 г. Закон об электронной цифровой подписи[i] и Закон об электронном документообороте[ii]. Электронный оборот более эффективен за счет того, что он легче поддается оптимизации. Затраты на внедрение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение документов, но и отсутствием серьезных затрат на перестройку документооборота при возникшей необходимости.

По данным исследования IDC, Siemens Business Services проведенного еще в 2000 г., в развивающихся компаниях бумажный документооборот с каждым годом возрастает примерно на 15-25%, порядка 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, 6% документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз, в среднем каждый сотрудник тратит 150 часов в год на поиск утерянной информации, что в результате приводит к значительному снижению производительности труда персонала компаний. Такого рода проблемы можно решить с помощью внедрения систем с электронной цифровой подписью. [iii]

Началом внедрения ЭЦП в Украине можно считать 1998 год. Первая отрасль, подвергшаяся электронному эксперименту - банковский сектор. Но именно благодаря положительным результатам работы организаций в этой отрасли, к ЭЦП начали приобщаться и компании других сфер деятельности. На сегодняшний день действующие системы с ЭЦП можно разделить на два условных подвида: доверительные, в которых ЭЦП не имеет юридической силы и документы обращаются преимущественно внутри одной организации, и аккредитованные Центральным удостоверяющим органом (ЦУО) при Министерстве транспорта и связи. В последнем случае цифровая подпись имеет юридическую силу и с любым электронным документом, подписанным такой ЭЦП, можно обратиться в суд.

Сегодня в Украине создан и функционирует центральный удостоверяющий орган, три центра сертификации ключей успешно прошли добровольную процедуру аккредитации в соответствии с законодательством, разработан ряд нормативных документов для обеспечения процедур ЭЦП. [iv]

В нынешнем году все более динамично внедряются системы электронной цифровой подписи (ЭЦП) в различных отраслях украинской экономики. На сегодняшний день можно выделить несколько категорий клиентов, которые все чаще переходят к внедрению систем ЭЦП. В первую очередь это субъекты первичного мониторинга, то есть страховые компании, фондовые биржи, торговцы ценными бумагами, ломбарды и т. д., для которых важна скорость заключения контрактов и неискаженная отчетность. Вторая категория - мелкие, средние и крупные компании, а также некоторые госорганы, экономящие на работе с ЭЦП и для которых гораздо выгоднее хранить большие объемы информации не в бумажном, а в электронном виде.

Отдельная категория потребителей - это банки. Регулирование вопросов с ЭЦП в этих организациях, согласно Законам Украины «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте» возложено на Национальный банк Украины.

Несколько лет Государственная налоговая администрация Украины периодически проводила эксперименты, связанные с организацией электронного документооборота между плательщиками и своими региональными отделениями — налоговыми инспекциями. Такие эксперименты проводились сначала в некоторых отдельных областях, а затем и по всей Украине. В настоящее время ГНАУ осуществляет пилотный проект, в котором помимо обычных отчетов в электронном документообороте участвуют и неотчетные формы — налоговые накладные и реестр налоговых накладных.[v]

Начиная с мая 2006 года Пенсионный фонд Украины принимает ежемесячный отчет «Додаток 23» по электронной почте с наложением электронно-цифровой подписи и печати. В данном случае выполнение основной функции в процессе организации и технической поддержки проекта берет на себя Государственное предприятие «Информационный центр персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины».[vi]

Достаточно интенсивное развитие электронного документооборота обеспечивается также за счет относительно стабильных цен, которые практически не изменились с прошлого года.

Так, минимальные затраты физического лица на получение услуг, связанных с ЭЦП, составляют 550 грн. В эту сумму входят услуги по генерации ключей, сохранению их на носителе информации, формированию сертификата, удостоверяющего личность владельца, доступ к библиотекам открытого ключа, предоставление консультаций, возможность получения легитимной метки создания электронного документа со спутника и другие услуги.

Также не изменилась и цена так называемых усиленных сертификатов, которые приравниваются к собственноручной подписи, и составляет 2100 грн. Для юридических лиц, например, сдающих отчетность в налоговую администрацию, необходима еще и электронная печать, что то же самое, что и ЭЦП. В этом случае с учетом техобслуживания на год цена составляет 3689 грн. Стоимость сертификатов простых классов защиты, статус которых определяется договором между сторонами, в десятки раз ниже. Стоимость массового ПО для работы в системах электронного документооборота (например, системы электронной отчетности) для физических лиц и небольших организаций может колебаться от $50 до $400 в зависимости от предназначения той или иной системы. В крупных организациях, таких как банки, корпоративные объединения и центральные государственные органы власти, формируются свои корпоративные системы электронного документооборота. По словам операторов рынка, если компания захочет построить собственный аккредитованный центр по всем стандартам контролирующего органа - ДСТСЗИ СБ Украины, то это ей обойдется в сумму около 2 млн. грн. Неаккредитованный центр - для ведомственного использования электронных документов, обойдется в 345-350 тыс. грн.[vii]

В то же время, невзирая на уже достигнутые успехи во внедрении ЭЦП в Украине, многие вопросы полномасштабного использования ЭЦП в государстве требуют дальнейшей кропотливой работы. Прежде всего, речь идет о массовом использовании ЭЦП за счет активизации создания систем обмена электронными данными государственных органов с субъектами хозяйствования и физическими лицами. Эта задача, является приоритетной для государственных органов, деятельность которых связана с большими объемами документооборота в рамках предоставления государственных услуг.

На сегодняшний день также наблюдается недостаточный уровень активности госорганов по внедрению электронного документооборота с использованием механизмов ЭЦП. Практически отсутствует межведомственная координация усилий по внедрению систем юридически значимого электронного документооборота государственных органов при предоставлении государственных услуг. Отмечается низкий уровень взаимодействия государственного сектора с заинтересованными частными организациями, например, с аккредитованными центрами сертификации ключей для эффективного использования имеющихся ресурсов в этой области.